Co wynika wprost z przepisów

Ustawa wskazuje, że przy najmie budynku lub części budynku trzeba przekazać najemcy świadectwo charakterystyki energetycznej (co najmniej kopię lub wydruk). Co ważne, najemca nie może zrzec się prawa do otrzymania dokumentu. Przepis mówi też, że jeśli przedmiotem umowy jest część budynku, świadectwo powinno dotyczyć tej części będącej przedmiotem umowy.

Zatem na poziomie literalnym obowiązek jest „uruchamiany” przez najem budynku albo części budynku. Pokój w mieszkaniu można opisać jako „część” – i właśnie dlatego w praktyce przy najmie pokoju temat świadectwa regularnie wraca.

Dlaczego w przypadku pokoju pojawiają się wątpliwości

Wątpliwość nie dotyczy tego, czy przy najmie całego mieszkania świadectwo trzeba przekazać (to w praktyce jest przyjmowane jako standard), tylko tego, czy pojedynczy pokój w mieszkaniu:

jest „częścią budynku” w rozumieniu przepisów o świadectwach,
i czy da się sporządzić sensowne świadectwo „dla pokoju”, skoro instalacje (ogrzewanie, wentylacja, często ciepła woda) dotyczą całego lokalu/budynku.

Część opracowań branżowych wskazuje podejście ostrożne: skoro wynajmowana jest „część”, to dla bezpieczeństwa formalnego przekazuje się świadectwo – najczęściej dla całego mieszkania, bo „świadectwo dla pokoju” jest zazwyczaj niepraktyczne i może nie odzwierciedlać rzeczywistych parametrów energetycznych.
Inne źródła podkreślają, że temat nie jest „idealnie prosty”, bo pokój nie jest samodzielnym lokalem i sposób kwalifikacji zależy od tego, jak ukształtowana jest umowa i co dokładnie jest jej przedmiotem.

Kiedy ryzyko sporu o obowiązek jest największe

W praktyce najwięcej wątpliwości pojawia się, gdy:

zawierasz klasyczną umowę najmu na dłuższy okres (np. 6–12 miesięcy),
w umowie wyraźnie opisujesz przedmiot jako „pokój nr …” oraz „prawo do korzystania z części wspólnych”,
wynajem jest prowadzony profesjonalnie (kilku najemców, rotacja), a zależy Ci na „czystej” dokumentacji i minimalizacji ryzyk formalnych.

Im bardziej „formalny” i długoterminowy najem, tym częściej właściciele decydują się na wariant bezpieczny, czyli przekazanie kopii świadectwa dla całego lokalu.

Najbardziej pragmatyczne rozwiązanie w praktyce

Jeśli chcesz mieć spokojną sytuację formalną (bez wchodzenia w spór interpretacyjny), najczęściej stosuje się prosty model:

wykonujesz świadectwo dla całego mieszkania (lub domu, jeśli wynajem dotyczy domu),
przekazujesz najemcy kopię / wydruk przy podpisaniu umowy,
wpisujesz do umowy najmu lub protokołu krótką klauzulę: „Najemca otrzymał kopię świadectwa charakterystyki energetycznej”.

To rozwiązanie jest regularnie wskazywane jako „bezpiecznik” przy najmie na pokoje.

A co z najmem okazjonalnym albo instytucjonalnym?

Forma najmu (zwykły, okazjonalny, instytucjonalny) zmienia przede wszystkim zasady ochrony lokatora i formalności po stronie wynajmującego, ale wątek świadectwa energetycznego nadal sprowadza się do pytania: czy zawierasz umowę najmu budynku, lokalu lub części budynku i czy dokument został przekazany. Jeżeli wynajem dotyczy pokoju (części), znów wraca spór interpretacyjny, dlatego podejście „świadectwo dla całego lokalu + kopia dla najemcy” pozostaje najbardziej praktyczne.

Czy brak przekazania świadectwa „unieważnia” umowę najmu pokoju?

Zwykle problem nie polega na tym, że umowa nagle jest nieważna, tylko na tym, że wynajmujący nie dopełnia obowiązku ustawowego. W konsekwencji w razie sporu lub kontroli wynajmujący może mieć trudniej, bo nie ma dowodu przekazania dokumentu, mimo że najemca miał do niego prawo (a zrzec się go nie może).
Dlatego sensownie jest zabezpieczyć się dowodowo prostą wzmianką w umowie/protokole.

Jak przygotować dokumenty, jeśli wynajem pokoju startuje „na szybko”

Przy wynajmie na pokoje liczy się tempo. Żeby nie blokować podpisania umowy:

warto mieć świadectwo przygotowane wcześniej (najlepiej dla całego lokalu),
przekazywać kopię każdemu nowemu najemcy,
przechowywać potwierdzenie przekazania (choćby podpis na protokole lub mail z załącznikiem).

Jeżeli chodzi o realizację „na termin”, można skorzystać z usługi iŚwiadectwa w Lublinie – serwis komunikuje szybkie terminy i uporządkowany proces, co jest wygodne, gdy najem jest umawiany dynamicznie i nie chcesz, aby dokumenty spowalniały start umowy.

Świadectwa Energetyczne (1)

Obowiązek świadectwa energetycznego